Es gibt auch die Möglichkeit, die Mitgliederversammlung ohne Mitglieder durchzuführen. Der Bundestag hat im Eilverfahren am 25. März 2020 diverse befristete Änderungen im Vereinsrecht beschlossen (Bundestags-Drucksache 19/18110 vom 24.3.2020), die es dem Verein ermöglichen, Abstimmungen im Umlaufverfahren, also in Textform, abzuhalten, auch wenn dies – wie wohl in den meisten Fällen – nicht ausdrücklich in der Satzung des Vereins geregelt ist. Außerdem bleiben Vorstände bis zur Bestellung eines Nachfolgers im Amt, auch wenn die Satzung dies nicht vorsieht.
Hinweis: Die Sonderregelungen sind bis zum 31.12.2021 verlängert worden, siehe: vereinsrecht.de
Die Sonderregelungen sind auf dieser Webseite Dr. Rafael Hörmann für Vereine zusammengefasst: vereinsrecht.de
im Folgenden finden Sie einige Auszüge aus der Weseite. Bitte den vollständigen Text auf der Webseite lesen! Wir können als Kreisverband keine rechtsverbindliche Auskunft geben und nicht garantieren, dass die Auszüge den Sachverhalt vollständig richtig wiedergeben.
Sonderregelung durch das Gesetz vom 27.03.2020
§ 5 Absatz 2 schafft als Sonderregelung zu § 32 Absatz 1 Satz 1 BGB die gesetzlichen Voraussetzungen, um auch ohne ausdrückliche Ermächtigung in der Satzung, „virtuelle“ Mitgliederversammlungen durchzuführen. Diese Sonderregelung ist zunächst bis zum 31.12.2020 befristet.
Durch die Sonderregelung des § 5 Absatz 2 Nummer 1 wird es auch Mitgliedern, die nicht an der Mitgliederversammlung teilnehmen, ermöglicht, ihre Stimmrechte auszuüben. Jedes Mitglied kann somit, nach Erhalt der Einladung und der Tagesordnung zu der nächsten Mitgliederversammlung, seine Stimme zu jedem Tagesordnungspunkt durch eigenhändig unterzeichnetes Schreiben vor der Versammlung in Vorhinein abgeben. Die Stimmabgabe wird sodann während der nächsten Mitgliederversammlung, für die die Stimmabgabe bestimmt ist, verwendet.
Die Anforderungen an Beschlussfassungen außerhalb einer Mitgliederversammlung im Umlaufverfahren werden durch § 5 Absatz 3 erleichtert. Für einen Umlaufbeschluss ist nun nicht mehr die schriftliche Zustimmung aller stimmberechtigten Mitglieder erforderlich.
Die Beschlussfassung im Umlaufverfahren ist sodann bereits zulässig, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder in Textform (per Fax, E-Mail oder Brief) tatsächlich ihre Stimme zu der Beschlussvorlage gegenüber dem Verein zu Händen des Vorstands abgegeben haben (Mindestquorum). Der Verein muss gegenüber den Mitgliedern eine terminliche Frist für die Stimmabgabe festsetzen. Die Gesetzesbegründung zu § 5 Absatz 3 enthält für diese Fristsetzung keine Hinweise. Es ist aber anzunehmen, dass die Frist einen angemessenen Zeitraum umfassen muss. Wann eine Angemessenheit der Fristsetzung vorliegt, ist je nach Art und Größe des Vereins im Einzelfall zu entscheiden. Grundsätzlich kann man aber von einer Angemessenheit der Frist ausgehen, wenn diese einen Zeitraum von 3 bis 4 Wochen umfasst.
Wie lässt sich ein Umlaufverfahren am besten organisieren?
Ein Umlaufverfahren lässt sich sowohl bei kleinen als auch bei großen Vereinen leichter organisieren als eine virtuelle Mitgliederversammlung, da keine besonderen technischen Voraussetzungen geschaffen werden müssen. Nichtsdestotrotz ist eine sorgfältige Planung und Vorbereitung notwendig:
- Es müssen alle Mitglieder darüber informiert werden, dass statt einer Mitgliederversammlung eine Abstimmung im Umlaufverfahren durchgeführt wird. Der Vorstand muss also alle Mitglieder persönlich per Brief oder per E-Mail anschreiben. Es ist diejenige Form zu beachten, die die Satzung für die Einberufung der Mitgliederversammlung vorsieht.Zudem muss sichergestellt sein, dass auch wirklich alle Mitglieder informiert werden. Häufig liegen dem Vorstand beispielsweise nicht die E-Mail-Adressen aller Mitglieder vor, so dass diese postalisch informiert werden müssen.
- Der Vorstand muss abstimmungsfähige Beschlussvorschläge übermitteln, über die das Mitglied mit „Ja“, „Nein“oder „Enthaltung“abstimmen kann. Wenn mehrere Beschlüsse gefasst werden müssen bietet sich beispielsweise ein Beschlussblatt an, das jedes Mitglied erhalten muss und auf dem zu jedem Beschluss die Entscheidung angekreuzt werden kann.
- Den Mitgliedern muss eine Frist gesetzt werden, bis zu der das ausgefüllte Beschlussblatt an den Vorstand zurückgeschickt werden muss. Eine Rücksendung in Textform (§ 126b BGB) ist möglich, d.h. per Brief, per E-Mail oder per Fax. Sogar eine SMS oder Whatsapp ist nicht ausgeschlossen. Das ausgefüllte Beschlussblatt muss nicht zwingend in Papierform beim Vorstand eingehen. Eine eigenhändige Unterschrift ist ebenfalls nicht erforderlich. Wichtig ist, dass für den Vorstand erkennbar ist, wer die Erklärung abgegeben hat.
- Der Vorstand muss die fristgemäß eingegangenen Beschlussblätter bzw.abgegebenen Stimmenerfassen, sammeln und dokumentieren. Der Zeitpunkt des Eingangs muss dokumentiert werden. Das Umlaufverfahren ist zulässig, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Mitglieder ihre Stimmenfrist gerecht abgegeben haben. Ist diese Quote nicht erreicht, ist das Umlaufverfahren gescheitert.
- Nach Ablauf der Frist muss der Vorstand die Stimmen auszählen,um die erforderlichen Mehrheiten zu ermitteln. Dazu sind die Ausgangsgröße der Berechnung, die Anzahl der eingegangenen Stimmen und die jeweils erforderliche Abstimmungsmehrheit zu berücksichtigen.
- Anschließend muss der Vorstand die Mitglieder über das Ergebnis des Umlaufverfahrens insgesamt und über die einzelnen Abstimmungsergebnisse informieren.
- Wenn es sich um Beschlüsse handelt, deren Ergebnis im Vereinsregister anzumelden ist (z.B. Vorstandsänderung, Satzungsänderung), muss der Vorstand das übliche Verfahren der Anmeldung beachten.
In seinem Newsletter vom 1. Dez. 2020 hat der Landesverband ein Infoblatt 
zum Umlaufverfahren veröffentlicht.